Klicken Sie im System-Menü von DocFarm auf Einstellungen um den gleichnamigen Dialog zu öffnen. Auf der Lasche Sonstiges wählen Sie den Eintrag Dokumente.
Hier finden Sie Einstellungen zu Archivierungsvorgaben und Aufbewahrungsfristen.
Bildschirmbereich Dokument Einstellungen bearbeiten:
•Pflichtangabe des Kontextes beim Archivieren von Dokumenten
Sofern diese Option aktiviert ist, muss bei der Archivierung von Dokumenten immer ein Kontext gewählt sein.
•Automatische Prüfung auf Manipulation am Dokument
Ist diese Option aktiviert, prüft DocFarm beim Anzeigen eines Dokuments automatisch, ob dieses manipuliert wurde.
•Dokumente mit abgelaufenem Aufbewahrungsdatum automatisch in den Papierkorb verschieben
Wenn diese Option aktiviert ist, prüft DocFarm stündlich, ob Dokumente mit abgelaufenem Aufbewahrungsdatum vorhanden sind, und verschiebt diese Dokumente automatisch in den Papierkorb.
Bildschirmbereich Aufbewahrungsfristen für Dokumente bearbeiten:
Sie können bei jedem Archiv Aufbewahrungsfristen hinterlegen. Anhand der hinterlegten Aufbewahrungsfrist errechnet DocFarm das jeweilige Aufbewahrungsdatum und hinterlegt es beim Archivieren beim Dokument. Sie können die Regeln zur Berechnung des Aufbewahrungsdatums anhand von Aufbewahrungsfristen frei definieren. Die gängigen Aufbewahrungsfristen (2, 6 und 10 Jahre) sind bereits eingerichtet.
Aufbewahrungsfristen können wie folgt bearbeitet werden:
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erstellen |
löschen |
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bearbeiten |
Sie können Jahre, Monate, Tage frei definieren. Wenn die Option Frist ab Jahresende aktiv ist, wird das Aufbewahrungsdatum immer ab dem 31.12. des aktuellen Jahres errechnet.