Sie können ein Mandanten-Konzept in DocFarm mit verschiedenen Mitteln realisieren:
Individuelle Archive pro Mandant:
Sie können z.B. unterhalb des Archivs Rechnungswesen/Eingangsrechnungen für jeden Mandanten ein Unterarchiv anlegen. Über die Benutzergruppen-Einstellungen können Sie jeder Benutzergruppe, mit Hilfe von Archiv-Rechten, individuellen Zugriff für das jeweilige Mandanten-Unterarchiv gewähren.
Vorteile: Klare optische Trennung der Mandanten in der DMS-Struktur, denn alle Dokumente eines Mandanten befinden sich in einem gesonderten Archiv. Die Archiv-Struktur bildet die Benutzergruppenrechte wieder, denn Archive auf die die Benutzergruppe kein Zugriffsrecht hat, werden ausgeblendet.
Nachteile: Hoher Administrationsaufwand bei vielen Unterarchiven, da die Dokumente in das jeweilige Archiv ggf. verschoben werden müssen. Unter Umständen müssen sehr viele Mandanten-Unterarchive angelegt und administriert werden.
Alle Mandanten in gemeinsamen Archiven verwalten:
In der Archiv-Struktur ist keine optische Trennung nach Mandanten zu erkennen, z.B. befinden sich die Eingangsrechnungen aller Mandanten im selben Archiv. Sie können Kontexte nach Mandanten erstellen und den Benutzergruppen individuelle Kontext-Filter zuweisen, so dass eine bestimmte Benutzergruppe ausschließlich auf Dokumente der konfigurierten (Mandanten-)Kontexte zugreifen kann. Die Kontext-Filter greifen, wenn in den zusätzlichen Eigenschaften eines Dokuments der Kontext hinterlegt ist.
Vorteile: Sie brauchen Dokumente nicht in weitere Unterarchive verschieben.
Nachteile: Beim Archivieren müssen Sie drauf achten, dass Sie den jeweiligen Kontext hinterlegen, denn über den Kontext wird der Zugriff auf die Dokumente gesteuert. Der Kontext kann allerdings über die Benutzergruppe auch vorgegeben werden. Über die Sonstigen Einstellungen lässt sich außerdem erzwingen, einen Kontext bei jedem Dokument auswählen zu müssen.
