DocFarm

Um umfassende Informationen zum archivierten Dokument zur erhalten, können Sie beim jeweiligen Dokument im Bildschirmbereich Dokumentvorschau unten auf die Lasche Eigenschaften klicken.

 

 

u.a. können Sie der Ansicht folgende Informationen entnehmen:

•Dokumentname: Der Name, den das Dokument bei der Archivierung hatte. Mit dem Bearbeiten Button können Sie den Dokumentnamen ändern.

•Archivierungsdatum: Wann das Dokument archiviert wurde.

•Dateidatum: Erstellungsdatum des Dokuments.

•Datei Original: Dateityp und Größe des Original-Dokuments. Mit dem Button Auf Manipulation prüfen können Sie prüfen, ob das Dokument oder die eingefügten Stempel außerhalb von DocFarm nach dem Einfügen in DocFarm verändert worden sind. Über das Menü »Einstellungen«//»Sonstiges«//»Dokumente« können Sie eine automatische Prüfung aktivieren.

•Datei Aktuell: Dateityp und Größe des bearbeiteten Dokuments (z.B. durch Einfügen von Stempeln).

•Dokumentvorschau: Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle die Dokumentvorschau von DocFarm neu generieren lassen, klicken Sie einfach dazu auf den Button Vorschau neu generieren.
 
Wenn das Dokument sehr groß ist, wird ggf. in der Dokumentvorschau eine komprimierte Fassung angezeigt, was Ihnen in der Dokumentvorschau auch kenntlich gemacht wird. Es erscheint dann zusätzlich die Option Komprimierte Vorschau anzeigen. Wenn Sie die Option deaktivieren und die Vorschau anschließend neu generiert wird, wird Ihnen bei diesem Dokument zukünftig die unkomprimierte Vorschau angezeigt. Die unkomprimierte Vorschau kann Auswirkungen auf die Anzeigegeschwindigkeit haben.

•Archivierungsstatus: Der Archivierungsstatus legt fest, ob ein archiviertes Dokument revisionssicher (nicht mehr änderbar) abgelegt ist, oder ob eine Bearbeitung mit Hilfe externer Programme möglich ist. Mit dem Bearbeiten Button können Sie den Archivierungsstatus ändern.

oDie Änderung des Archivierungsstatus von Revisionssicher abgelegt auf Bearbeitung möglich, kann nur durchgeführt werden, wenn sich keine Stempel, Textmarker, Freitextfelder und Haftnotizen auf dem Dokument befinden. Stempel, Textmarker, Freitextfelder und Haftnotizen werden von Dokumenten, deren Bearbeitung möglich ist, nicht unterstützt.

oEine Änderung des Archivierungsstatus von Bearbeitung möglich auf Revisionssicher abgelegt kann jederzeit vorgenommen werden.

•Aufbewahrungsdatum: Das Aufbewahrungsdatum ist optional. Liegt das Aufbewahrungsdatum in der Zukunft, kann das betreffende Dokument nicht in den Papierkorb verschoben werden. Das Aufbewahrungsdatum kann manuell oder automatisch vergeben werden. Dokumente mit abgelaufenen Aufbewahrungsdatum können automatisch in den Papierkorb verschoben werden.

•Dateityp: Welche Art von Dokument (z.B. PDF, MS Word, usw.)

•Archiv/Archivpfad: Wo ist das Dokument in DocFarm zu finden.

•Kontext: Der bei der Archivierung hinterlegte Kontext. Mit dem Bearbeiten Button können Sie den Kontext ändern.

•DATEV Belegtyp: Der Belegtyp, der für den DATEV-Export beim Archivieren hinterlegt wurde. Mit dem Bearbeiten Button können Sie den DATEV Belegtyp ändern.

•DATEV-Exportdatum: Wenn das Dokument bereits mit dem DATEV-Export aus DocFarm exportiert wurde, wird das Export-Datum hier angezeigt.

•Schlagwörter: Beim archivieren mit DocFarm Printer oder DocFarm Client hinterlegte Schlagworte für das jeweilige Dokument. Die Schlagworte werden auch für die Suche verwendet. Mit dem Bearbeiten Button können Sie die Schlagworte ändern oder ergänzen.

•Benutzername: Welcher DocFarm Benutzer das Dokument importiert hat.

•Importstatus/Texterkennungsstatus/Texterkennungshinweis: Ob das Dokument für die Suche analysiert wurde und die Texterkennung durchgeführt wurde. Mit dem Button Texterkennung wiederholen können Sie die Texterkennung für das angezeigte Dokument manuell neu starten.

•Dokumentschlüssel: Interner Dokumentname in DocFarm.

•Zusätzliche Eigenschaften: Bei der Dokument-Archivierung per DocFarm Printer oder mit dem DocFarm Client können Sie zusätzliche Eigenschaften hinterlegen. Sofern Dokumente über einen Kunden aus AkuWin Office archiviert wurden, werden bereits automatisch zusätzliche Eigenschaften angelegt, die sich teilweise auch in den übergebenen Metadaten wiederfinden. Wenn Sie Dokumente mit dem DocFarm Importer archivieren, sind keine zusätzlichen Eigenschaften vorhanden. Mit dem Bearbeiten Button können Sie bereits vorhandene zusätzliche Eigenschaften bearbeiten oder neue Eigenschaften ergänzen.

•Übergebene Metadaten: u.a. kann man in dieser Liste einsehen, mit welchem Programm das Dokument an DocFarm übergeben wurde und von welchem PC dies geschehen ist.