In DocFarm archivierte Dokumente können nachträglich bearbeitet werden. Dies ist abhängig vom Archivierungsstatus Bearbeitung möglich. Der Archivierungsstatus kann bereits bei der Archivierung oder auch nachträglich in den Dokument-Eigenschaften definiert werden. Der Standard-Archivierungsstatus ist Revisionssicher abgelegt (es sind keine Änderungen möglich).
•Klicken Sie im Suchergebnis mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument, welches Sie bearbeiten möchten und wählen Sie den Kontext-Menüpunkt Bearbeitung starten  .
•DocFarm exportiert nun das Dokument aus dem Archiv und speichert es für die Bearbeitung auf Ihrem lokalen PC ab.
•Für alle anderen Benutzer (außer dem Administrator) ist dieses Dokument in DocFarm für die Bearbeitung gesperrt.
•Anschließend wird das Dokument mit dem jeweiligen Standard-Programm zur Bearbeitung geöffnet.
•Führen Sie die Bearbeitung des Dokuments durch. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Standard-Programm wieder. |
•Wird ein Dokument bereits von Ihnen bearbeitet (z.B. haben Sie die Bearbeitung am Vortag begonnen, sind aber nicht fertig geworden), können Sie die Bearbeitung auch später weiter fortführen.
•Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument im Suchergebnis und wählen Sie den Kontext-Menüpunkt Bearbeitung fortsetzen  .
•Das jeweilige Standard-Programm wird zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
•Führen Sie die Bearbeitung des Dokuments durch. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Standard-Programm wieder. |
•Ist ein Dokument bereits in Bearbeitung, aber Sie möchten die Änderungen doch nicht in DocFarm archivieren, können Sie die Bearbeitung einfach abbrechen.
•Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument im Suchergebnis und wählen Sie den Kontext-Menüpunkt Bearbeitung abbrechen  .
•Das lokal gespeicherte Dokument wird gelöscht, die Änderungen werden nicht übernommen und der Bearbeitungsstatus in DocFarm wird zurück gesetzt.
•Das Dokument kann wieder von allen Benutzern bearbeitet werden. |
•Wenn Sie die Bearbeitung des Dokuments im jeweiligen Standard-Programm abgeschlossen haben können Sie Ihre Änderungen in DocFarm zurück importieren.
•Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument im Suchergebnis und wählen Sie den Kontext-Menüpunkt Bearbeitung speichern  .
•Das lokal auf Ihrem PC gespeicherte Dokument wird in DocFarm zurück importiert und überschreibt damit das ursprüngliche Dokument.
•Der Bearbeitungsstatus des Dokuments wird zurück gesetzt. Damit können nun wieder alle Benutzer die Bearbeitung an dem Dokument beginnen. |
 Hinweis zur Versionierung (nur Edition Premium):
Beim Speichern der Bearbeitung eines Dokuments aus DocFarm wird eine Versionierung vorgenommen. Das bearbeitete Dokument wird als neue Version gespeichert.
Wenn Sie eine andere Edition verwenden, wird beim Speichern der Bearbeitung das ursprüngliche Dokument in DocFarm überschrieben!
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