Der Dialog Dokument archivieren kann über die beiden folgenden Wege aufgerufen werden:
•Wählen Sie im Bildschirmbereich Archive das Archiv aus, in welches das Dokument importiert werden soll.
•Im rechten Bilchschirmbereich Dokument-Eigenschaften können Sie den bereits vorbelegten Dokumentnamen bei Bedarf anpassen und Schlagwörter und zusätzliche Eigenschaften für das Dokument definieren, welche bei der Suche neben dem Volltext ebenfalls mit berücksichtigt werden.
•Ändern Sie bei Bedarf den Archivierungsstatus. Der Archivierungsstatus legt fest, ob das Dokument Revisionssicher abgelegt wird, oder ob später eine Bearbeitung möglich ist. Der Archivierungsstatus kann auch nachträglich in den Dokument-Eigenschaften geändert werden.
•Wenn beim Zielarchiv eine Aufbewahrungsfrist hinterlegt ist, wird das Aufbewahrungsdatum automatisch berechnet und hinterlegt. Sie können das Datum bei Bedarf ändern oder auch löschen.
•Die Dateigröße dient zu Ihrer Information darüber, wie viel Speicherplatz das Dokument belegt.
•Klicken Sie abschließend auf den Button OK. Das Dokument wird nun in DocFarm archiviert.
|
|
Sofern Sie ein sehr großes Dokument archivieren wollen, wird DocFarm Sie darauf hinweisen, so dass Sie noch einmal überprüfen können, ob Sie die korrekte Datei gewählt haben bzw. die Qualitäts-Einstellungen beim Scannen nicht versehentlich falsch gewählt worden sind.