Please enable JavaScript to view this site.

DocFarm

Version: 2.5

Das Archiv ist die Hauptansicht von DocFarm. Hier werden Ihnen alle Archive angezeigt und Sie können alle Aktionen für Dokumente von hier aus starten (z.B. Archivieren, Suchen, Bearbeiten, Verknüpfen, usw.).

 

archiv

 

Im Bildschirmbereich Suche können Sie nach archivierten Dokumenten suchen.

 

•Wählen Sie zunächst im Bereich Archive das Archiv aus, indem Sie das Dokument vermuten. Damit wird die Suche auf das Archiv und dessen Unter-Archive eingegrenzt. Wenn Sie keine Eingrenzung wünschen, wählen Sie den Archivstamm.

•Mit der Option Unterarchive bei der Suche berücksichtigen können Sie steuern, ob Archive, die dem gewählten Archiv untergeordnet sind durchsucht werden sollen.

•Tippen Sie dann einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf das Lupen-Symbol btn_lupe  oder drücken Sie die Enter-Taste auf der Tastatur.

 

hinweisBei der Suche von Dokumenten werden folgende Felder berücksichtigt:

•Dokument-Name

•Volltext

•Schlagwörter

•Zusatzeigenschaften (z.B. Belegdatum)

•Randnotizen

•Stempel, Textnotizen, Haftnotizen

 

Beispiele:

 

Gesuchte Zeichenfolge

Ergebnis

Rechnung

Alle Dokumente welche die Zeichenfolge Rechnung enthalten.

Rechnung Mustermann

Alle Dokumente welche die Zeichenfolge Rechnung und Mustermann enthalten.

"Max Mustermann"

Alle Dokumente welche die exakte Zeichenfolge Max Mustermann enthalten.

Rechnung -Mustermann

Alle Dokumente welche die Zeichenfolge Rechnung enthalten, aber die Zeichenfolge Mustermann nicht enthalten.

Muster*

Alle Dokumente in denen Zeichenfolgen vorkommen, die mit Muster anfangen (z.B. Mustermann, Musterfrau). Der Stern steht für eine beliebige Anzahl Zeichen.
 
Diese Konstellation wird bereits bei jeder Suche mit jedem Suchbegriff automatisch berücksichtigt, so dass es nicht notwendig ist, den Stern am Ende einer Zeichenfolge einzufügen.

*mann

Alle Dokumente in denen Zeichenfolgen vorkommen, die mann beinhalten (z.B. Mustermann, Hoffmanns, Kaufmannsladen). Der Stern steht für eine beliebige Anzahl Zeichen.

M*mann

Alle Dokumente in denen Zeichenfolgen vorkommen, die mit M anfangen, dann ein oder mehrere beliebige Zeichen beinhalten und darauf mann folgt (z.B. Möllemann, Mannesmann). Der Stern steht für eine beliebige Anzahl Zeichen.



M?ier

Alle Dokumente in denen Zeichenfolgen vorkommen, die mit M anfangen, an 2. Stelle ein einzelnes beliebiges Zeichen enthalten und darauf ier folgt (z.B. Maier, Meier).

 

•Sie können mit Link Erweiterte Suche am rechten Rand weitere Suchfelder für Dokument-Eigenschaften ein-/ausblenden.

•Im Bildschirmbereich Suchergebnis werden die gefundenen Dokumente nach Datum sortiert aufgelistet:
 
dlg_suche

•Mit dem Löschen-Symbol btn_loeschen  lässt sich das Eingabefeld und das Suchergebnis für eine neue Suche wieder löschen.

•DocFarm listet Ihnen zunächst nur die ersten 50 Suchergebnisse auf. Klicken Sie im Bildschirmbereich Suche auf weitere anzeigen, um alle passenden Dokumente aufzulisten.

•Klicken Sie im Bildschirmbereich Suchergebnis auf den Burger-Button ico_burger um verschiedene Spalten im Suchergebnis ein-/auszublenden.

•Wenn Sie ein Dokument in der Liste anklicken, wird das Dokument in der Dokumentvorschau rechts angezeigt.

•Ein Doppelklick auf ein Dokument öffnet das aktuelle Dokument (ggf. Haftnotiz, Stempel, Textmarker und Freitext) mit der zugehörigen Standard-Anwendung (z.B. Adobe Reader, Microsoft Word, usw.), sofern diese auf Ihrem Computer installiert ist.

•Ist ein Dokument mit anderen Dokumenten verknüpft wird im Feld Dokumentname das Verknüpfungssymbol ico_verknuepfung angezeigt.

•Ein Aufgaben-Symbol wird eingeblendet, wenn für das jeweilige Dokument ein oder mehrere Aufgaben definiert worden sind. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Aufgaben-Symbol gehen, erhalten Sie Detail-Informationen zur Aufgabe. Die verschiedenen Symbole haben folgende Bedeutung:

oico_aufgabe_from_me Sie haben die Aufgabe sich selbst gestellt.

oico_aufgabe_for_others Sie haben jemand Anderem eine Aufgabe gestellt.

oico_aufgabe_for_me Ihnen wurde eine Aufgabe gestellt.

•Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument im Suchergebnis klicken, erscheint ein Kontextmenü. In dem Kontextmenü können Sie sowohl für das Original als auch für das aktuelle Dokument (inkl. Haftnotiz, Stempel, Textmarker und Freitext) folgende Funktionen nutzen:

obtn_kontext_oeffnen Öffnen: Das Dokument in einer externen Anwendung öffnen (z.B. AdobeReader).

obtn_meta_bearbeiten Eigenschaften Bearbeiten: Mit dieser Funktion können Sie die Eigenschaften des Dokuments bearbeiten (z.B. Name, Schlagwörter, usw.).

ojumptofolder Zu Archiv wechseln: Wenn Sie in der Suche ein Dokument gefunden haben, welches sich nicht in dem Archiv befindet, in dem Sie sich gerade aktuell befinden (z.B. ein Unterarchiv), können Sie mit dieser Funktion zu dem entsprechenden Archiv springen, indem sich das Dokument befindet.

odocument-check-out-2 Bearbeitung starten / document-edit-2 Bearbeitung fortsetzen / document-check-out-cancel-2 Bearbeitung abbrechen / document-check-in-2 Bearbeitung speichern: Ist ein Dokument mit dem Archivierungsstatus Bearbeitung möglich archiviert worden, werden im Kontextmenü, je nach aktuellem Status, die o.g. Menüpunkte zur Bearbeitung des Dokuments angezeigt.

obtn_verknuepfungen Verknüpfungen / btn_verknuepfung_neu Verknüpfung hinzufügen / btn_verknuepfung_loesen Verknüpfung lösen: Wenn Sie mehrere Dokumente in Beziehung setzen möchten, können Sie über diese Funktionen Verknüpfungen bearbeiten.

obtn_aufgabe_erstellen Aufgabe erstellen: Sie können für das gewählte Dokument eine Aufgabe für sich selbst oder andere Benutzer erstellen.

obtn_kontext_speichern Speichern unter: Das Dokument aus DocFarm exportieren.

obtn_kontext_mail Als E-Mail senden: Das Dokument als Anhang per E-Mail versenden. Sofern es sich bei dem Original-Dokument um eine Bild-Datei (jpg, tiff, etc.) handelt, haben Sie hier die weitere Auswahlmöglichkeit anstatt dem Original, das Dokument als PDF zu versenden.

obtn_kontext_drucken Drucken: Das Dokument ausdrucken.

obtn_kontext_papierkorb In den Papierkorb verschieben / btn_kontext_wiederherstellen Wiederherstellen: Je nachdem ob das Dokument in einem Archiv ist oder bereits im Papierkorb, können Sie das Dokument in den Papierkorb verschieben oder Wiederherstellen.

obtn_papierkorb_loeschen Endgültig löschen: Dieser Menüpunkt steht nur im Archiv Papierkorb zur Verfügung. In den Papierkorb verschobene Dokumente können mit dieser Funktion endgültig gelöscht werden, sofern die angemeldete Benutzergruppe die entsprechende Berechtigung hat. Über die Papierkorb-Verwaltung stehen Ihnen umfassendere Möglichkeiten zur Verfügung um mehrere Dokumente auf einmal zu löschen.

 

 

tipDie gefundenen Suchbegriffe werden in der Dokumentvorschau auf der Lasche Volltext rot markiert. So können Sie die entsprechenden Textstellen schnell ausfindig machen.

 

hinweisDas im Suchergebnis aufgeführte Datum ist das Erstellungsdatum der betreffenden Datei und nicht das Archivierungsdatum.

 

tipWenn Sie im Suchergebnis bei einem Dokument den Mauszeiger auf eine Archiv-Bezeichnung bewegen, erscheint der vollständige Pfad im Hinweis-Text. Dies kann von Vorteil sein, wenn Sie gleichnamige Unterarchive verwenden, die in unterschiedlichen Hauptarchiven zu finden sind.

 

tipSuchergebnis individuell sortieren:

Klicken Sie dazu einfach auf die Spaltenbezeichnung der Spalte nach der Sie sortieren möchten. Es erscheint ein kleiner Pfeil in der Spalte, der die Sortierrichtung anzeigt. Ein erneutes Klicken auf die selbe Spalte ändert die Sortierrichtung.

 

Nach mehreren Spalten sortieren:

Klicken Sie dazu zunächst die erste Spaltenbezeichnung an, halten Sie dann die Großschreibtaste auf der Tastatur gedrückt und klicken Sie dann die nächste Spalte zur Sortierung hinzu.