Um eine neue oder bereits vorhandene Verteilungsregel zu bearbeiten, klicken Sie zunächst im System-Menü den Menüpunkt Einstellungen. Wählen Sie in der Liste das Archiv aus, in dem Sie Verteilungsregeln erstellen oder bearbeiten möchten.
•Eine neue Verteilungsregel können Sie anlegen, wenn Sie im Bildschirmbereich Verteilungsregeln auf den Button Neu 
klicken.
•Um eine bereits vorhandene Verteilungsregel zu Bearbeiten, klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf den Button Bearbeiten 
.
•Bezeichnung: Geben Sie eine treffende Bezeichnung für die Verteilungsregel ein, um später leicht erkennen zu können, wofür die Verteilungsregel erstellt wurde.
•Aktiv: Sie können Verteilungsregeln bei Bedarf deaktivieren. Deaktivierte Regeln werden bei der Verarbeitung ignoriert.
•Bedingungen: Jede Verteilungsregel hat mindestens eine Bedingung anhand derer die Verteilung des Dokuments geprüft wird.
•Zielarchiv: Wählen Sie das Archiv aus, in welches Dokumente verschoben werden sollen, wenn Sie den Bedingungen der Verteilungsregel entsprechen.
Bedingungen können wie folgt bearbeitet werden:
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erstellen |
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löschen |
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Reihenfolge ändern |
Jede Bedingung ist wie folgt aufgebaut:
•Eigenschaft: Wählen Sie die Eigenschaft, die Sie vergleichen möchten (z.B. Dokumentname, Schlagwörter, Archivierungsdatum, etc.).
•Vergleich: Die Eigenschaft kann auf unterschiedliche Weise verglichen werden (z.B. enthält, größer als, gleich, etc.).
•Wert: Tragen Sie den Wert ein, der mit der Eigenschaft verglichen werden soll. Dabei kann es sich um einen Text, Datum, Zahl oder einen vorgeschlagenen Wert handeln).
•Verknüpfung: Eine Verknüpfung ist bei mehr als einer Bedingung notwendig. Sie können die Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen.
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Bei der Erstinstallation von DocFarm können bereits einige Regeln vordefiniert sein. Hierbei handelt es sich um Systemregeln, welche nicht verändert werden können. Systemregeln können jedoch deaktiviert werden, falls Sie nicht benötigt werden.