Mit Verteilungsregeln können Sie die automatische Ablage von Dokumenten in bestimmte Archive steuern. Anhand verschiedener Kriterien die auch miteinander verknüpft werden können, ermittelt DocFarm das richtige Archiv für jedes Dokument.
Die Verteilungsregeln werden beim Archivieren mit folgenden Programmen / Funktionen angewendet:
•Funktion Dokument archivieren (Datei archivieren / Scannen)
•DocFarm Importer (auch beim automatischen einsortieren, werden die Verteilungsregeln angewendet)
•DocFarm Printer (Druck von Dokumenten auf dem Archivdrucker)
•AkuWin Office für Hörkustiker
Durchläuft ein Dokument auf dem Weg zum Zielarchiv mehrere Archive mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, werden diese somit nicht berücksichtigt.
Hat ein Dokument schon beim Archivieren ein Aufbewahrungsdatum erhalten, wird es nicht mehr verändert. |
Eine ggf. eingerichtete
Für die Bearbeitung von Verteilungsregeln klicken Sie zunächst im Menü auf der Lasche Archive auf den Menüpunkt Einstellungen. Auf der Lasche Archive werden sowohl die Archive als auch die Verteilungsregeln pro Archiv administriert.
Bildschirmbereich Verteilungsregeln:
•Hier werden alle angelegten Verteilungsregeln für das gewählte Archiv aufgelistet.
•Mit Hilfe der farbigen Markierung, können Sie den Status einer Regel schnell erkennen:
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aktiv und ohne Fehler |
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fehlerhaft |
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inaktiv |
•Sie können folgende Aktionen für Verteilungsregeln durchführen:
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löschen |
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Reihenfolge ändern |
DocFarm betrachtet pro Dokument die Regeln in der angegebenen Reihenfolge von oben nach unten. Sobald eine Regel zutrifft, wird das betreffende Dokument verteilt. Nachfolgende Regeln werden nicht mehr angewendet. |
